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1.2.4 武汉音乐学院经济合同审核审签流程规范
作者:  日期:2017-06-21

武汉音乐学院经济合同审核审签流程规范

武音院字〔2017〕21号

为进一步加强和规范学校合同管理,确保合同履行,切实维护学校合法权益,提高合同审批效率,避免法律和经济风险,根据国家有关法律法规,结合学校实际情况和当前工作中所发现的问题,现将学院经济合同审核审签流程及工作规范等事项明确如下:

一、统一使用学校制定的经济合同模板

学校制定统一的经济合同模板。自本《规范》发出日起,各单位所签定的经济合同必须采用学校制定的合同模板样式,如有特殊要求,可增加条款或增加补充协议,但内容不得与模板冲突。

二、明确经济合同主体责任与监督责任

因工作需要订立并履行合同的职能部门、直属单位、系(院)等是合同承办单位,具体负责合同谈判与草拟、合同审核与修改、合同履行与档案收集整理等工作,对合同事务负主体责任。合同归口管理部门具体负责业务指导、内容审查,履行监管、立卷归档等工作,对合同事务负监管责任。

三、明确经济合同经济审查的职责范围

1、学校实行经济合同经济审查制度,包括财务审查和审计审签。

经济合同财务审查,是指学校计划财务处负责审查经济合同条款是否符合有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算方式及付款方式是否合理等。

经济合同审计审签,是指学校审计处根据国家有关法规和学校的规定,在经济合同签订前对合同的科学性、效益性、合法性方面进行的审计签证。合同审计审签的范围,包括《中华人民共和国合同法》中规定的买卖合同(总价2万元以上)、建设工程合同以及其它类型的经济合同。对于通过公开招标、询价、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购或校内集体谈判等方式已确定价款或酬金的项目合同,不再对已定价款审计;未经以上方式所开展的项目,可对价款或酬金是否公允进行审计。

四、明确经济合同签订的基本前提条件

1、合同的订立必须以项目的立项为依据。合同项目立项,按学校相关规章制度和程序执行。合同项目应当政府采购及招投标的,按照国家相关法律法规及学校招投标相关制度执行;采购及招标结束后,采购管理部门应及时将招标书、投标书、中标通知书及履约保证金票据(复印件)等相关材料提供给合同承办及审核等相关部门,防止签订合同相对方的主体不合法。

2、合同相对方属于企业法人分支机构、党政机关或者事业单位内设机构等的,应当与其所属法人单位订立合同,或者要求对方提供其所属法人单位同意其订立合同的授权文书。

3、对于达到一定标的金额的经济合同(金额达到200万元的基建工程,30万元的技术开发、服务、咨询、转让,50万元的设备采购,20万元的大宗物资采购及修缮工程)及学校或者职能部门认为有必要的其他事项,在开展实质性谈判和合同文本起草之前,合同承办单位必须对合同相对方的资质、履约能力、合作事项的可行性、合法性等进行调查、复查、论证,或者委托律师事务所、会计师事务所进行调查、论证,并且必要时要求合同相对方提供法人登记证书、工商营业执照、经营许可证书、银行开户许可证、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资质、资信等有关情况的证照、文件的原件,并对前述原件进行复印留存归档。

五、明确经济合同签署流程及审核时限

1、按照“承办单位起草合同文本→归口管理部门审核会签→审计处审计审签(总价2万元以上)→计划财务处财务审查(总价2万元以上)→重大合同提交法律顾问审查→重大合同提交院长办公会(视情况)→学院办公室登记备案→签订合同”的审签程序,合同封面应设置“合同审批单”,承办单位和归口管理部门(审核单位)经办人、负责人、分管院领导须在合同审批单上签字;超额合同(金额超200万)及联合经营事项,必须送学校法律顾问签署。

2、合同承办单位、合同归口管理部门、审计部门、财务部门、法律顾问等均应在规定时间内(合同承办单位:2个工作日内;合同归口管理部门:3个工作日内;合同管理其他相关部门:3个工作日内;法律顾问:3个工作日内)完成审核工作。如遇复杂、重大事项或者其他特殊情况,可适当延长审查期限,但应当说明情况。日常的、简单的合同应当当天完成审查。

3、相关部门对审计处的审计意见有异议的,可与审计处协商,经协商仍有异议的,双方均有义务立即提交学校招投标领导小组(视情况)或学校合同管理领导小组(视情况)协调解决,不得拖延。

六、分工协作,形成合力,加强监管,追究责任

1、明确分工、各负其责,强化各环节的监管和各部门的协作,学校合同管理领导小组协调处理合同管理过程中出现的争议,定期开展监督检查工作,最大限度维护学校权益。

2、合同的订立必须遵守国家相关法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,不得利用甲方在供求关系中占据主导地位刁难对方、态度蛮横、拖延威胁、损害事业,合同管理人员要具备一定的谈判技能和签约技巧,切实维护学校全方位利益。

3、进一步强化制度学习,使各部门相关人员了解合同管理的基本程序和管理要求,尤其是职能部门要掌握基本的经济、合同、招投标、政府采购等法律法规,对经济合同中重要风险点做到心中有数。

4、落实责任追究机制,对合同拟订、审核审签过程中出现的问题,及时核查、明确责任、给予处理。

本规定由学院办公室、计划财务处负责解释,自公布之日起实施。

                                                                                       武汉音乐学院

                                                                                       2017年4月27日